Jangan Biarkan Berkas di Kantor Menumpuk! Begini Cara Mengatasinya!

 

Pastinya kamu selalu berurusan dengan fotokopian, berkas penting, dan bahkan surat-surat kantor yang terkadang datang tidak ada hentinya dan silih berganti. Berkas-berkas tersebut menumpuk dan akhirnya bikin pusing, bukan? Terlebih jika kamu diminta untuk mencari berkas yang belum tentu ketemu. Waduh, makin kerepotan jadinya. Salah satu cara yang paling benar agar semua berkas tidak bertumpuk dan hilang adalah dengan simpan arsip dengan rapi dan tersusun. Lalu, bagaimana agar berkas-berkas menjadi rapi? Yuk, simak artikelnya.

1. Kelompokkan dan klasifikasi berkas

Untuk berkas-berkas di kantor, kamu bisa klasifikasikan sesuai dengan jenis dan urgensinya. Misalnya seperti draft pekerjaan, memo, dan file yang segera untuk ditangani bahkan untuk berkas surat masuk.

2. Simpan ditempat khusus dan terjangkau serta diberi label

Untuk memudahkan kamu mencarinya, simpan di satu tempat yang khusus untuk berkas-berkas dan pastikan diberikan label agar pencarian berkas lebih mudah. Ketika kamu membutuhkan berkas tersebut dikemudian hari, kamu tidak perlu kesulitan ketika mencarinya. Praktis, bukan?

3. Membuat list

Agar mempermudah pencarian kedepannya, kamu bisa membuat list yang di meja kerja kamu agar gampang menemukan file-file tersebut. Kamu tidak mau kan hanya membuang-buang waktu hanya untuk mencari dokumen yang sebenarnya sudah disimpan rapi namun kamu lupa persis letaknya. Membuat list bisa memberikan efisiensi waktu dalam pencarian dokumen.

4. Musnahkan dokumen yang sudah tidak terpakai

Apabila berkas yang masih digunakan sudah disimpan rapi dan ditempatkan jauh dari ancaman banjir dan kebakaran, maka untuk berkas yang sudah tidak dipergunakan lagi sebaiknya dihancurkan saja. Kenapa harus dihancurkan? Ada beberapa informasi dari berkas tersebut seperti identitas dan lainnya terhindar dari pencurian data.

5. Digitalisasi dokumen

Ada baiknya untuk membuat salinan berkas ke dalam bentuk digital agar dapat dicetak ulang ataupun didokumentasikan secara digital. Hal ini juga untuk meminimalisir kebutuhan ruang penyimpanan di kantor. Namun, hal yang harus diperhatikan adalah keamanan dari berkas-berkas tersebut. Tidak lupa untuk selalu mengatur sistem verifikasi ganda pada berkas tersebut.

6. Setelah gunakan berkas, langsung dirapikan kembali

Mungkin sesekali kamu membutuhkan berkas yang sudah dirapikan. Yang perlu diperhatikan setelah mengambil berkas-berkas tersebut langsung dikembalikan ke tempat semula. Jangan sampai berkas tersebut tercecer dan lupa diletakkan di mana.

Tempat kerja yang berantakan karena berkas-berkas terkadang bisa membuat mood bekerja menjadi berantakan, kan? Nah, mulai sekarang, kamu sudah bisa mulai merapikan berkas tersebut sesuai dengan tips yang sudah disebutkan di atas. Semoga dengan adanya tips yang sudah diinformasikan di atas bisa membantu langkah-langkah kamu dalam penyusunan berkas di kantor. Selamat mencoba!